Een privécreditcard zakelijk gebruiken mag in principe, maar er kleven flinke nadelen en risico’s aan. Vanaf 1 juli 2020 zijn nieuwe regels van kracht die het gebruik van een gewone particuliere creditcard voor zakelijke doeleinden verder beperken. Voor veel zzp’ers en kleine ondernemers is dit een punt waar ze tegenaan lopen: ze hebben gewoon een privécreditcard en willen die ook voor bedrijfsuitgaven gebruiken. Dat klinkt makkelijk, maar het is zelden verstandig.
Wat zegt de regel over een privécreditcard zakelijk gebruiken?
Sinds 1 juli 2020 mogen aanbieders van particuliere creditcards hun kaart officieel beperken tot privégebruik. Dat betekent dat een creditcard die bedoeld is voor een particulier, niet meer gebruikt mag worden voor je bedrijf of beroep, als de aanbieder dat in de voorwaarden heeft opgenomen. Controleer dus altijd de algemene voorwaarden van jouw creditcard. Staat er dat de kaart alleen voor privédoeleinden is, dan loop je het risico dat transacties worden geblokkeerd of dat je je creditcard kwijtraakt bij herhaald zakelijk gebruik.
Dit geldt voor klassieke particuliere creditcards van banken en aanbieders zoals ING, ABN AMRO of Visa-partners. De kaarten zijn beoordeeld en uitgegeven op basis van jouw privésituatie, niet op basis van je bedrijfsrisico. Dat maakt het gebruik ervan voor zakelijke uitgaven zowel contractueel als praktisch een risico.
De belasting- en administratieproblemen
Naast de contractuele kant is er ook een administratief probleem. Als je zakelijke uitgaven doet via een privérekening of -creditcard, lopen je privé- en zakelijke financiën door elkaar. Dat maakt je boekhouding lastiger en kan problemen opleveren bij de Belastingdienst. Die wil namelijk duidelijk zien welke kosten zakelijk zijn en welke privé. Als alles door elkaar staat, kost het je veel meer tijd om dit te scheiden, en een accountant betaalt je graag de uren om dat uit te zoeken.
Wil je btw terugvragen over zakelijke aankopen? Dan moet je kunnen aantonen dat de uitgave puur zakelijk was. Als de betaling van een privécreditcard komt die ook voor boodschappen en vakanties wordt gebruikt, wordt dat een stuk lastiger te verdedigen bij een controle. De Belastingdienst accepteert dit in principe niet zomaar.
Praktische risico’s bij zakelijk gebruik van een privécreditcard
- Blokkering van de kaart: als je aanbieder zakelijk gebruik verbiedt en dit constateert, kan hij de kaart blokkeren of je contract beëindigen.
- Geen zakelijke verzekering: particuliere creditcards bieden soms reisbescherming of aankoopverzekeringen, maar die zijn doorgaans alleen geldig bij privégebruik. Doe je een zakelijke aankoop met je privécreditcard, dan kan de dekking wegvallen.
- Gemengde administratie: privé- en zakelijke transacties op één overzicht maken je jaarrekening een puzzel.
- Limiet opgaat aan privé én zakelijk: je hebt maar één kredietlimiet. Als je bedrijfsuitgaven die limiet opgebruiken, kun je privé niets meer betalen en andersom.
Wanneer is het nog wél toegestaan?
Niet alle aanbieders hebben het zakelijke gebruik van een particuliere creditcard expliciet verboden. Als de voorwaarden van jouw kaart hier niets over zeggen, bevindt je je in een grijs gebied. Technisch gezien mag je de kaart dan ook zakelijk gebruiken, maar de nadelen voor je administratie blijven gewoon bestaan. Het is verstandig dit te vermijden, zelfs als het formeel is toegestaan.
Doe je incidenteel een kleine zakelijke aankoop en declareer je die vervolgens zelf terug als ondernemer? Dat wordt soms nog gedoogd en is praktisch te verantwoorden, mits je de bonnen goed bewaart en het in je administratie duidelijk bijhoudt. Maar dit is uitzondering, geen regel.
Wat gebruik je dan beter?
De simpelste oplossing is een zakelijke creditcard aanvragen. Die is specifiek beoordeeld op je bedrijfssituatie, staat op naam van je onderneming en houdt zakelijke en privétransacties automatisch gescheiden. Veel banken bieden zakelijke creditcards aan ook voor zzp’ers en eenmanszaken. De kosten variëren, maar liggen naar schatting rond de 25 tot 75 euro per jaar in 2025, afhankelijk van de aanbieder en het type kaart.
Een alternatief is een zakelijke betaalpas in combinatie met een aparte zakelijke betaalrekening. Daarmee betaal je direct van je zakelijke rekening, zonder krediet, en blijft je administratie overzichtelijk.
Gebruik je nu nog een privécreditcard voor zakelijke uitgaven? Check dan eerst de voorwaarden van je aanbieder en overweeg om zo snel mogelijk over te stappen op een zakelijke variant. Het scheelt je niet alleen gedoe met de Belastingdienst, maar ook risico’s op blokkering en een rommelige boekhouding.